IperIncentive è una piattaforma software web based per la gestione completa degli inviti, adesioni, gestione di convention aziendali compreso gestione alberghiera ed eventuali gestione di pacchetti viaggi a pagamento.
Queste alcune delle caratteristiche
Gestione Liste / Mailing List
La gestione dell’evento di IperIncentive si basa sulla costruzione e gestione di liste per ogni evento.
Per creare una la lista è sufficiente creare l’evento, i suoi eventi collaterali e quindi procedere alle selezione dei nominativi che andranno a comporre le liste. Ogni lista è un insieme (gruppo) di anagrafiche coerente, secondo le specificità intrinseche di ogni avvenimento, costruite per segmentare tra loro gruppi differenti di invitati.
Il sistema permette la creazione di un numero infinito di liste che facilitano la tenuta sotto controllo dei gruppi stessi.
Gestione Inviti
IperIncentive mette a disposizione il modulo di Mass EMail per spedire gli inviti con layout grafico personalizzato personalizzazione con i dati dell’invitato. All’interno della email a secondo delle necessità può essere inserito un account con username e password per la gestione di una pagina personale. Molto utile per profilare, cambiare anagrafica e comunicare eventuali variazioni.
Gestione Hotel e Trasporti
Gestisci tutte le informazioni su hotel e trasporti in un unico ambiente integrato e sempre disponibile alla consultazione da parte della segreteria organizzativa, del team di lavoro e degli ospiti.
Allotment Alberghiero
IperIncentive mette a disposizione un un sistema d’inserimento degli allotment alberghieri, con cui è possibile definire per ogni giornata:
- le strutture alberghiere
- la tipologia e la quantità di camere
- prezzo di acquisto
- prezzo di vendita
- eventuale commissione di agenzia
- Booking e Rooming
- Il sistema di gestione delle prenotazioni permette di:
- Registrare le richieste di pernottamento sia in modalità
- Tenere sotto controllo le prenotazioni attraverso report e query di controllo
- Gestire attraverso un processo integrato con il front end il
- Controllo delle prenotazioni degli hotel e trasporti
- Monitoraggio in tempo reale delle prenotazioni e status conferme
- Gestione e segnalazione dell’overbooking attraverso report e query
- Gestione e organizzazione delle richieste di associazione camere (roommate matching)
Organizzazione Transfer
IperIncentive permette la gestione integrata di prenotazioni singole e di gruppo per:
- Report & Export Hotel
Web Site Dedicato
Creazione sito web dedicato all’evento per le registration online e il booking online tramite CMS.
Con IperIncentivepotrete pubblicare un sito web dedicato all’evento con il sistema di registrazione online integrato. Potrete ricevere i dati delle adesioni direttamente sulla piattaforma gestionale in tempo reale senza necessità di un data entry manuale o di complesse procedure di trasferimento dati.
- Pubblicare un sistema di di registrazione completo e professionale (grafica personalizzata)
- Raccogliere le adesioni e altre informazioni in tempo reale
- Permettere agli invitati di modificare i propri dati o il loro programma senza interazione diretta
- Possibilità di raccogliere l’adesione a più eventi e sottoeventi (per esempio la cena di gala)
- Raccogliere dati differenti sulla base di gruppi differenti
- Possibilità di restringere gli accessi solo ad utenti veramente autorizzati (usando username e password)
- Promuovere l’evento e pubblicare informazioni direttamente sul sito (programma, itinerari, opzioni etc.)
- Possibilità per gli utenti di caricare o scaricare file o documenti (brochure, loghi, mappe, programmi etc.)
- Attivare waiting list automaticamente o contingentare le adesioni per limitare l’accesso ad alcuni eventi
- Personalizzare le pagine di registrazione con campi customizzati per chiedere informazioni particolari, ad esempio “t-shirt size” or “Membership ID”
Gestione Conferme Online
Il sistema di conferme online permette di monitorare in tempo reale lo stato delle adesioni.
In questo modo saranno direttamente gli invitati, attraverso una username, una password e un link ricevuti via email a collegarsi al sito inserendo i propri dati attraverso una procedura guidata.
In questo modo tutti o alcuni invitati tramite internet (senza problemi di lingua, linee intasate e fuso orario) potranno:
- Scegliere di partecipare o meno ad uno o più eventi
- Scegliere la sistemazione alberghiera e il piano dei trasporti
- Compilare dati richiesti
- Scaricare materiale informativo pre evento e post evento
Conclusa la procedura di registrazione riceveranno per posta elettronica le notifiche coni dati della loro prenotazione scelte in modo da avere sempre una conferma ulteriore.
La procedura di registrazione online può essere limitata ad un certo intervallo temporale in modo tale da chiudere le adesioni o le modifiche in tempo utile.
Gestione Booking Alberghiero e transfer online
Durante la procedura di registrazione l’invitato potrà:
- Selezionare l’albergo
- Selezionare il tipo di camera
- Pagare con la Carta di Credito a Garazia (su server sicuro SSL 128 bit)
- Fornire i dati di arrivo e partenza
- Richiedere i pick-up da e verso gli areoporti
- Eventuali servizi aggiuntivi
Qualora le strutture fossero più di una, il sistema permette di impostare le regole di prenotazione secondo le effettive disponibilità impedendo così casi di l’overbooking.
L’opzione di contingentamento delle disponibilità è attivabile anche per i mezzi di trasporto.
Iscrizione online personalizzata per ogni esigenza
Reporting
Il sistema di reporting costituisce un aspetto fondamentale nella corretta gestione di un evento.
Ogni volta che all’interno della piattaforma gestionale viene inserito, modificato oeliminato un dato, questo viene automaticamente tracciato (log) in modo da poter sapere sempre cosa è successo durante le varie fasi e i vari processi. IperIncentivedispone di un sistema di reporting molto evoluto che attraverso
pochi semplici passaggi consente di tacciare e reportizzare tutte le:
- adesioni e le disdette in tempo reale
- attività di gestione Alberghiera
- attività di gestione di Transfer
- attività di contatto avvenute da e verso gli invitati (Inbound/Outbound) o e-mail o Telefonateo Fax
-T ransazioni economiche
Vedi inoltre
- Sistema di Help Desk ed Attività di Post evento come DMS condivisione di documenti e Survey on line